Erneuerung mit Augenmass

Arif Sahiner, seit anfangs 2023 Qualitätsleiter bei RENK-MAAG in Winterthur, ist vertraut mit seinem Branchen-Umfeld: «Ich war vorher lange bei einem Mitbewerber mit ähnlichen Kunden, Produkten und Prozessen.» Dennoch erlebte Sahiner beim Eintritt in Winterthur eine gehörige Überraschung: «Ich erwartete z.B. für das Fehlermanagement SAP und traf auf eine mir unbekannte Qualitätsmanagementsoftware namens IQSoft, entwickelt von einer Zofinger Firma namens IQS AG.»

Alles raus und Neues rein?

Was frisch eingestellte Manager - die berüchtigten ‘neuen Besen’ - in solchen Momenten nicht selten tun: Sie eliminieren bestehende Lösungen und implementieren am neuen Wirkungsort nach Möglichkeit jene Werkzeuge, die sie schon kennen. Nicht so Arif Sahiner. Er liess sich IQSoft intern zeigen und nutzte die Beratungsleistung der IQS AG, um sich mit der enormen Vielfalt von IQSoft vertraut zu machen. Was er unter anderem antraf: das IQSoft Kernmodul Dokumentenmanagement, die Module Betriebs- und Prüfmittelmanagement, das Modul BPM (Business Process Modeling) zur Gestaltung der Prozesslandkarte und die Applikation Optimierungs- und Verbesserungsmanagement. Dazu kam mit einem Update im 2024 die Zusatzfunktion Auswertungen und Statistiken (ein ergänzendes Werkzeug zum Verbesserungsmanagement).

Auswerten und individualisieren

Gerade letztere Funktion hat Sahiner voll überzeugt: «RENK-MAAG nutzt das Massnahmenmanagement intensiv. Die Filtermöglichkeiten bei den Auswertungen verwende ich sehr gerne. Ganz allgemein erlebe ich die vielen Möglichkeiten von IQSoft als Lösungen, die uns täglich weiterbringen.» Als logische Konsequenz suchte und fand Sahiner bei der kürzlichen Anstellung eines weiteren Qualitätsfachmanns gezielt einen Manager u.a. mit IQSoft-Kenntnissen: «Der neue Mann ist vertraut mit der Software und hat mir bewusst gemacht: Es gibt zwar nur ein IQSoft mit immer wieder ähnlicher Oberfläche. Wer sie kennt, findet sich beim Stellenwechsel schnell zurecht. Aber die eigentliche Nutzung der Software gestaltet sich in jeder Firma anders. Unternehmensspezifische Prozesse sind immer individuell.» Anders ausgedrückt: IQSoft ist eine konfigurierbare Standardsoftware. Jeder Qualitätsmanager passt IQSoft an seine Umgebung und Wünsche an. Arif Sahiner: «Ich kann ganz flexibel unternehmensspezifische Elemente reinbringen.»

Modernisieren und vereinfachen

Arif Sahiner ist überzeugt: «IQSoft als System kann alles, was ich erwarte und will.» Aber noch ist bei den Abläufen nicht alles so, wie er sich das für RENK-MAAG wünscht: «Seit der Lancierung von IQSoft im 2007 hat die Menge an verwalteten Daten stetig zugenommen.» Und so stellte Sahiner nach seinem Start im 2023 bald fest: «Es gibt in der Software diverse ältere Dokumente, bei denen Zuordnungen nicht stimmen. Die muss man mit viel Augenmass prüfen. Was ist redundant? Was bleibt? Was wird verändert? Es geht ums Reduzieren, Aktualisieren und Standardisieren von Arbeitsanweisungen, Checklisten, internen und externen Dokumenten und vielem mehr.»

Prozessorientierte Neugestaltung

Zu sauberen Dokumenten kommt der makellose Flow: Arif Sahiner und seine Prozessfachleute in den Abteilungen erneuern derzeit mit IQSoft BPM den Fluss aller wichtigen Prozesse. Qualitäts-Fachleute lieben BPM, weil sie damit Prozesse am Bildschirm nicht nur zeichnen, sondern auch komplett mit Links zu beliebigen Datensätzen (zum Beispiel Handbücher, Formularen, Fotos oder Videos) hinterlegen können.

Ein Wort der Warnung

Es ist verständlich, dass manche KMU bei dieser Arbeit versuchen, Dokumente schon im Schlüssel zu qualifizieren – es wirkt ordentlich. Die IQS AG in Zofingen empfiehlt entschieden, von diesem Vorgehen abzusehen. Hans-Peter Kost, Verwaltungsratspräsident der IQS AG: «Das ist eine IT-Grundregel: Nimm nie qualifizierende Elemente in den Dokumentenschlüssel! Wenn da mal etwas ändert (zum Beispiel durch die Umbenennung eines Typs von Dokumenten), entsteht unnötige Arbeit beim Aktualisieren.»

Verbinden heisst verbessern

Ebenfalls auf Sahiners Pendenzenliste: die Optimierung der Verlinkungen. Die IQS AG unterstützt dieses Vorgehen aktiv. Hans-Peter Kost: «IQSoft ist der Schlüssel zur Automatisierung der Prozessführung im KMU. Je mehr man verknüpft – zum Beispiel Dokumente, Betriebsmittel oder Meldungen mit Prozessen – umso einfacher und präziser wird die Prozesslenkung. Der Nutzen für alle User steigt.» Arif Sahiner schätzt diese Integration und damit «die Möglichkeit, nahezu alle Module miteinander zu verbinden.»

Kontinuierliche Optimierung dank lückenloser Erfassung

Das IQSoft KVP-Modul ‘Optimierungs- und Verbesserungsmanagement’ läuft bei RENK-MAAG unter dem Namen ‘Fehlermanagement’. Verwaltet werden Kundenreklamationen, Lieferantenreklamationen, interne Fehlermeldungen und dazu das gesamte Änderungsmanagement. Passiert ein Fehler, erfassen die Verantwortlichen über eine firmenspezifische Maske die notwendigen Infos zur Qualifizierung der Meldung. Diese Angaben lösen via IQSoft vordefinierte Massnahmengruppen aus, die dann gezielt umgesetzt werden. Nach Abschluss geht das Ganze zurück zur Qualitätsabteilung, die nach einem abschliessenden Review den Fall abschliesst.

2'500 Prüfmittel, minimaler Papierkram

RENK-MAAG lässt Kalibrierungen von Prüfmitteln durch Drittfirmen ausführen und bescheinigen. Dazu übernimmt das Winterthurer KMU die Prüfdaten-Empfehlungen der jeweiligen Hersteller. Verwaltet werden diese Abläufe lückenlos mit IQSoft: «Vier Wochen vor dem Prüfdatum bekommen die verantwortlichen Fachpersonen einen Avis und für die betroffenen Stellen wird ein Ersatzprüfmittelwagen bereitgestellt. Dann wird das Prüfmittel ausser Haus geschickt. Sind mehrere identische Prüfmittel in Betrieb, planen wir via IQSoft verschobene Intervalle, damit keine Lücken entstehen. Zu guter Letzt hinterlegen wir die einzelnen Prüfmittelzertifikate in IQSoft und das nächste Prüfdatum wird automatisch generiert.» Sahiner: «Die Nutzung ist ganz einfach. Wir wissen immer, was ansteht und was wann gemacht wurde.»

Kosten abfragen und auswerten

Was sich Sahiner noch wünscht: eine Möglichkeit, über IQSoft Meldungskosten abzufragen, obwohl die Daten intern durch SAP bereitgestellt werden. Mit der Aktivierung einer entsprechenden Schnittstelle sei fast alles möglich, betont man bei der IQS AG in Zofingen. Es gibt eine individualisierbare Schnittstelle, womit bereits über 30 ERP-Lösungen angebunden wurden.

Erfassungsmaske und Schnittstelle

Die IQSoft WebAPI ist die Grundlage für die Anbindung fremder Applikationen an IQSoft. Beispielsweise für die Office-Integration mit AddIns oder für individuelle Benutzeroberflächen für mobile Geräte. Oder wie Hans-Peter Kost begeistert erklärt: «Eine Supersache für individuelle Anwendungen.» Was Arif Sahiner zur Frage führt, ob ihm IQSoft eine Erfassungsmaske bieten kann, um aus dem Fehlermanagement heraus automatisierte Mängelrügen zu generieren, die dann direkt an ein Email angehängt werden: «… mit einem Standardtext und dann werden nur noch die Details eingefügt. Geht das?» Ja, meint man bei der IQS AG: Sie haben die Anforderung einer weiteren spezifischen Maske - mit der WEB-API setzen wir solche individuellen Anfragen um. Und so wird man bei RENK-MAAG wohl in Kürze eine weitere, individuelle Funktion per Mausklick in IQSoft abrufen können. Kein Wunder, dass Sahiners Fazit zur Schweizer Qualitätsmanagementsuite deren Flexibilität hervorhebt: «Es ist alles möglich und anpassbar. Und die Oberfläche ist so einfach, dass auch Nicht-Fachleute damit arbeiten können.»