Wie man sich nach und nach überflüssig macht

Fragt man Massimo Santarossa, seit Januar 2018 Qualitätsleiter bei der Airex AG in Sins, nach seinem höchsten Ziel in seinem Beruf, zögert er mit der Antwort keine Sekunde: «Ich habe meinen Job perfekt zu Ende geführt, wenn es mich nicht mehr braucht. Ich denke bei allem, was ich hier mache: Wie kann ich den gleichen Prozess das nächste Mal noch schneller und einfacher aufgleisen?»

Genauso fadengrade formuliert er auch seine Perspektive zu Zertifikaten. Ein Zertifikat wie ISO 9001, so Santarossa, sei letztlich doch das Ergebnis – gewissermassen das willkommene Abfallprodukt - einer reibungslos funktionierenden Organisation. Mehr nicht.

Auf den ersten Blick tönt das radikal. Doch unrecht hat Manager Santarossa ja eigentlich nicht: ISO 9001 kann in einem sauber laufenden Betrieb tatsächlich zum Nachgedanken werden. Der Weg zu dieser Leichtigkeit des qualitativen Seins ist allerdings anspruchsvoll und verlangt Einsatz von allen Beteiligten. Die Perspektive des Qualitätsmanagers sei dabei zentral und einzigartig: «Niemand hat eine bessere Übersicht über eine Firma als der Qualitätsmanager. Er soll und muss sein Unternehmen vertikal und horizontal umfassend wahrnehmen und verstehen.»

Und eben deshalb ist Massimo Santarossa sehr gerne bei Airex. Als Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung kann er ganzheitlich planen und geniesst auch einen direkten Draht zum Geschäftsleiter. Täglich spannend findet er die Frage: «Wie entwickelt sich meine Organisation weiter? Wie implementiere ich Neues so, dass die daraus wachsende Qualitätsoptimierung dann auch wieder automatisiert stattfindet?»

Von SharePoint zu IQSoft

Santarossa arbeitete vor seiner Zeit bei Airex längere Zeit mit SharePoint: «In dieser Welt kannte ich mich aus. Bei Airex traf ich dann auf die elektronische Qualitätsmanagement-Lösung IQSoft. Das Programm arbeitete mit MS Access und wurde im Unternehmen zwar schon seit über einem Jahrzehnt, aber doch eher zurückhaltend eingesetzt.»

«Dann begannen wir mit der Schärfung der Qualitätsmassnahmen bei Airex. Mein mittlerweile pensionierter Vorgänger nutzte die Dokumentenlenkung mit IQSoft in der Rolle des Verwalters. Wenn ein Dokument sich veränderte, war immer er es, der den Datensatz in IQSoft auf den neuesten Stand brachte.»

Diese Rolle des Qualitätsmanagers als klassischer ‘Einspänner’ ist in kleinen und sehr kleinen KMU nicht ungewöhnlich. Massimo Santarossa behagte dieser Ansatz nicht. Er wünschte sich für Airex eine viel breitere, von vielen Prozesseignern aktiv genutzte Plattform. Das bestehenden Airex-IQSoft wurde deshalb auf die allerneueste, SQL-gestützte und web-fähige Version umgestellt. Santarossa: «Das geschah mit Umsicht. Wir haben alle bestehenden Dokumente extrahiert. Natürlich waren die Prozesseigner eingebunden. So entstand unsere Prozesslandkarte. Überprüfte und für gut befundene Dokumente wurden hochgeladen.»

«Anders gesagt: Ich eröffne ein gelenktes Dokument und arbeite in IQSoft damit. Ich gebe es frei. Nun ist es für alle verfügbar und ich muss mir keine Sorgen machen. Aber natürlich muss man sowas pflegen. Es kommt immer nur das raus, was man rein gibt.»

Audits ohne langen Vorlauf

Wenn Qualitätsleiter Santarossa Audits mit dem IQSoft-Auditmodul vorbereitet, geschieht das ohne Aufregung. Er meldet seinem Umfeld lediglich, dass solche Prüfungen anstehen. Vom besonderen Drillen der Leute vor einem Audit hält er gar nichts. Es würde auch nicht passen zu einem Berufsmann, der Qualitätsprozesse nach Möglichkeit automatisieren will.

Automatisieren heisst nun aber nicht: Weg mit den Menschen. Santarossa betont: «Ich habe bei meinem Wirken als Qualitätsleiter eindrücklich erfahren, dass der Mensch Qualitätsoptimierung gelingen lässt und nicht die Maschine. Wenn die Beteiligten nicht mitdenken, wird die Organisation auf Dauer nicht funktionieren. Es muss ein aktives Interesse da sein, dass es weitergeht. Der Qualitätsmanager muss in diesem Umfeld abbilden, was tatsächlich da ist und nicht das, was er gerne hätte!»

Der Prozess als Fluss

Grundsätzlich möchte Massimo Santarossa jeden Prozess in lediglich vier Schritten darstellen. Ob Reklamation oder Bestellvorgang: Alles soll möglichst einfach aufgebaut sein: «Das ist der Flow. In diesem Ablauf finden sich dann die Details. Das sind in der Form freie Dokumente, zum Beispiel Checklisten oder Arbeitsanleitungen.»

«Die möglichen Verknüpfungen und Vernetzungen sind eine der herausragenden Eigenschaften von IQSoft. Im Dossier-Management ist das zentral. Ich kann alles logisch verbinden, finde es dann jederzeit wieder und kann auch sagen, woher die Meldung kommt. Es ist stark, wie alles da und abrufbar ist.»

Dabei, so Santarossa, dürfe man aber nie vergessen, die Anwender abzuholen. Deshalb kreiert er seit längerem IQSoft Lern-Videos und leitet auch Webinare. Gezeigt werden Tipps und Kniffe rund um die Anwendung der Zofinger Software.

Teamwork: FMEA, IQSoft und die IQSoft Web API

FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) ist ein Werkzeug zur Erkennung und Vermeidung von Fehlern während der Produktherstellung. Auch Airex nutzt ein Tool dieser Art und Massimo Santarossa ist derzeit daran, FMEA direkt mit dem IQSoft zu verknüpfen: «Die beiden Softwares sollen nahtlos zusammenwirken. Wir nutzen dafür die IQSoft Web API. Wer mit FMEA beginnt, soll ohne Barriere mit IQSoft weiterarbeiten.»

Apropos IQSoft Web API: Diese Web-Applikation für externe Anwendungen ist die Grundlage für die sichere Anbindung fremder Applikationen an IQSoft, zum Beispiel für die Office Integration mit AddIns oder für individuelle Benutzeroberflächen für mobile Geräte. In Sins nutzt man das Tool sogar zur Verlinkung mit einer fremden Qualitätsmanagementsoftware des Mutterkonzerns, die bei Airex ansonsten nicht im Einsatz steht. Santarossa: «Auch diese Links fürs barrierefreie Arbeiten sind eine Stärke von IQSoft. Das ist sehr schön gelöst.»

IQSoft ohne Grenzen

Airex lizenziert IQSoft in Deutsch, Englisch, Spanisch und Polnisch. Man hat Standorte in Ecuador und Papua Neuguinea (Balsaholz-Plantagen), China, Polen sowie den USA. Und so reist Manager Santarossa ab und zu auch mal nach Polen («unsere verlängerte Werkbank») oder Ecuador und zeigt dort die Vorzüge von IQSoft. Auch hier spielt die Verlinkung zu FMEA: «Wir werden FMEA bald global einsetzen. Da führt dann ein Klick zu IQSoft.»

Der Schlüssel zur internationalen Nutzung von IQSoft ist das Intercompany Modul. «Es ist schnell und ich kann Daten lokal pflegen.» Ein praktisches Beispiel: Das Modul Betriebsmittel wird an verschiedenen Standorten gut genutzt. Neu geht es nun ums internationale Ersatzteilmanagement. Eingeführt wird es derzeit in Polen. Und die weltweite Nutzung kann richtig einschenken. Hans-Peter Kost, Verwaltungsratspräsident der IQS AG: «Der internationale Zugriff auf kritische Ersatzteile ist bei Maschinen des gleichen Herstellers in verschiedenen Ländern eine tolle Sache. Da wissen Sie dank Intercompany-Funktion jederzeit, welches Teil wo greifbar ist. So spart man leicht sehr viel Geld, weil lange Ausfälle vermieden werden.»

Delegieren und zusammenwirken

Ab einer gewissen Organisationsgrösse lohnt es sich, IQSoft-Tools und auch interne Projekte mehreren Power-Usern zu unterstellen. Das führt anfangs in vielen KMU zu Differenzen, da mancher Projektleiter eingespielte Routinen auf Papier und Excel (und auch die gewohnte Terminologie) ungern aufgibt. Auch Massimo Santarossa kennt diese Herausforderung, bleibt aber dennoch am Ball: «Es geht ums einheitliche Rapportieren, damit die Geschäftsleitung informiert entscheiden kann.» Anders ausgedrückt: IQSoft bereitet den Weg zur einheitlichen Abbildung von Projektphasen und ermöglich so unterm Strich sauberes Controlling.

Führen und führen lassen

«IQSoft ist da und funktioniert. Und so ist das auch mit den Leuten der IQS AG. Die Hotline ist gut erreichbar und ich bekomme meist rasch Antwort. Und wenn unser Hauptansprechpartner Michael Kiel etwas macht, dann hat das Hand und Fuss. Ich vertraue ihm.»

Hans-Peter Kost von der IQS AG hört das natürlich gerne: «Unsere Leute sind sich bewusst, dass sie eine Verantwortung tragen. Was wir in unsere Software einbringen, muss funktionieren. Wir besprechen wöchentlich, wie wir IQSoft weiterentwickeln. Allein im 2023 haben wir dabei 197 Kundenwünsche diskutiert und umgesetzt.» Aber das, betont Kost, solle keinesfalls davon ablenken, was IQSoft unterm Strich bei jeder Firma und Institution zum Fliegen bringt: «Es sind die Menschen, die damit arbeiten und insbesondere Qualitätsfachleute, die täglich nach Perfektion streben.»

Und so ist es für einen leidenschaftlichen Qualitätsmanager wie Massimo Santarossa wohl gar nicht möglich, sich vollends überflüssig zu machen. Denn das Streben nach perfekter Performance endet letztlich nie.