Qualität unterm Mikroskop

Sonja Lorsee, Qualitätsleiterin bei Carl ROTH in Karlsruhe, mag sauber strukturiertes Arbeiten. Das war schon in ihrer Ausbildung so. Als angehende Chemielaborantin hatte sie sehr viele Vorschriften zu beachten und immer ein Augenmerk auf beste Qualität. Kein Wunder, dass sie wenige Jahre später den Weg ins ‘klassische’ Qualitätsmanagement fand: «Ich lernte Prozessoptimierung bald aus jeder Perspektive kennen - inklusive Aufund Ausbau eines Labors samt Qualitätsmanagement- Abteilung in China.» 2010 gab Sonja Lorsee ihren Einstand bei Carl ROTH. Der Laborhändler gilt als erstklassiger Beratungspartner mit vielen wissenschaftlichen Mitarbeitenden. Man liefert fast alles, was ein Labor an Produkten und Chemikalien braucht. Von Automotive über Krankenhäuser, Lebensmittel, Hochschulen, Forschungsinstitute - nahezu jede Branche wird abgedeckt. Für die Schweiz zuständig ist die Roth AG in Arlesheim als Importeurin mit eigenem Lager, Aussendienst und Beratungsdiensten.

Der Beginn: Langsame Abläufe, zeitraubende Updates

Schon bald erhielt Qualitätsleiterin Lorsee den Auftrag, das gesamte Prozessmanagement bei Carl ROTH solide aufzubauen. In ihrer neuen Rolle traf sie auf viele eingefahrene Strukturen: «Ich habe dann Audits nachbearbeitet, schrieb moderne Arbeitsanweisungen und bildete Prozesse ab.» Im Handumdrehen ging das alles nicht - vor allem beim Verteilen der Updates: «Es lief ja alles über Ordner. Jedes Mal, wenn sich Dokumente veränderten, fuhr ich mit den aktualisierten Papieren von Standort zu Standort, verteilte und stempelte das neue Material. Das musste aufhören.»

Neuer Schwung mit starker Software

«Eine Berufskollegin stellte in einem Meeting des Gremiums «Responsible Care» eine Qualitätsmanagementsoftware namens IQSoft vor. Da ging es um Schulungsmodule beim Umgang mit Gefahrstoffen, ums Dokumentieren der eigenen Arbeit und manches mehr.» Das Potenzial von IQSoft, eine modulare Qualitätsmanagement-Suite der Schweizer IQS AG, beeindruckte Lorsee: «Das hat mich nicht mehr losgelassen und ich suchte sowieso eine Software-Lösung zur Senkung unseres physischen Aufwands.» IQSoft wurde evaluiert, eingeführt und zeigte sich schon bald als gute Wahl. Was war damals besonders wichtig? Lorsee erinnert sich: «Ein Highlight für mich war und ist das Business Process Modelling (BPM). Damit kann ich auch komplexe Prozesse zügig visualisieren. Alle Dokumente sind dabei immer aktuell verbunden, selbst wenn ich etwas umstelle.»

Alles nach Themen benennen? Lieber nicht

Wer Dokumente anlegt, neigt dazu, den Dokumentenschlüssel nach Themen zu benennen. Man qualifiziert, um Daten später schneller zu finden. Andreas Illi von der IQS AG rät davon ab: «Wir empfehlen allen Kunden, die auf IQSoft umstellen, eine neutrale, fortlaufend nummerierte Nomenklatur. Die Software bringt die Suchfunktionen und Strukturen mit. Das erlaubt, Dokumente und andere Elemente unabhängig einzusetzen und zu aktualisieren.» Bei Carl ROTH ist man heute dankbar für diesen Tipp. Vor 10 Jahren brauchte es allerdings einige Überzeugungsarbeit durch die Zofinger Spezialisten, bis man sich für den Initialaufwand entschied. Die Herausforderung: «Wir mussten beim Übergang zu IQSoft alles ohne Qualifizierung benennen und dabei sicherstellen, dass zu allen ISO-Normkapiteln alle passenden Elemente erfasst und abrufbar waren.»

«Jedes Kundenaudit ist eine fantastische Chance für uns!»

Heute wird IQSoft bei Carl ROTH allseits geschätzt, insbesondere während Audits. Wer es nutzt, hat mit wenigen Klicks die Übersicht in jedem durch die Software gelenkten Bereich. Warum ist das so wichtig? Sonja Lorsee kommentiert: «ISO 9001 ist für ein Unternehmen wie das unsere die Basis. Darauf aufbauend erfüllen wir verschiedenste Normen und Standards. Viele unserer Kunden beurteilen uns nach GMP-Kriterien.» GMP (Good Manufacturing Practice) beschreibt Vorgaben zur Qualitätssicherung bei der Produktion von Arzneimitteln und Wirkstoffen. Die Folge: «Viele unserer Kunden legen die Messlatte bei Audits höher als bei den üblichen Normen. Jedes Kundenaudit ist eine fantastische Chance für uns und trägt zur Weiterentwicklung unserer Qualität bei!» Insgesamt beschäftigt man bei Carl ROTH sieben Fachleute im QM. Zwei Drittel der rund 360 Angestellten haben Zugriff auf IQSoft. Entsprechend unangenehm wäre der Ausfall des Systems: «Wir pflegen viele Kernaufgaben mit lQSoft. Daten zu externen und internen Wartungen, Verträgen, Prüfvorschriften: All diese kritischen Komponenten sind immer auf dem aktuellen Stand.»

Auf- und Ausbau nach Mass: 100% Stabilität

Fragt man Sonja Lorsee nach ihrem Fazit zu 10 Jahren mit IQSoft, betont sie die kluge Modularität des Programms: «Man muss nicht von Anfang an eine riesige Software kaufen. Wir nehmen immer wieder Module mit neuen Funktionen dazu. Ich schätze auch die Verbindung mit dem Audit- Modul. Einfacher geht es nicht. Alles ist dokumentiert. Selbst Meldungen erscheinen im Audit- Bereich. All das spart viel Zeit.» Überdies, so Lorsee, sei die Software enorm stabil und gleichzeitig umfangreich und vielseitig. Sie lobt dabei die perfekte Vernetzung der Module. Ein Beispiel: «Alle qualitätsrelevanten Verträge sind bereits in IQSoft erfasst. Ich kann Wartungsverträge und Wartungen ohne weiteres den entsprechenden Betriebsmitteln zuordnen. Was sich ergibt, ist eine lückenlose Historien-Verwaltung inklusive der zugehörigen Emails und Zeitstempel. Wir sehen auch jede Freigabe und wie sie ausgeführt wurde.» «Alles ist übersichtlich, flexibel anwendbar und transparent. Dieser hohe praktische Nutzen überzeugt insbesondere auch bei Audits. Pharmafachleute, die IQSoft bei uns erleben, sagen mir immer wieder: Ein gutes System: Das will ich auch!»