Mit Vollgas zum Ziel

Für Andy Riguzzi, Inhaber & CEO der auf Metallverarbeitung spezialisierten Riguzzi- Gruppe, ist klar: Der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung einer neuen Software im gruppenweiten Einsatz ist nicht nur Wissen, sondern auch Herzblut. Riguzzi weiss, wovon er spricht: Seine Betriebe setzen als Pioniere ihrer Branche auf Industrie 4.0, einen Standard zur durchgängigen Digitalisierung und Vernetzung. Menschen, Maschinen, Logistik und Produkte wirken dabei zusammen und optimieren die gesamte Wertschöpfungskette.

Erfolgreiche Digitalisierung? Nur mit und nie gegen die Anwender

Es geht darum, das Wissen der Mitarbeitenden ins System einzubringen. Und wo steht der Mensch in dieser Datenflut? Andy Riguzzi: «Auch die beste Software ist mitarbeiterabhängig. Für die ‹gelebte›, sinnvolle Nutzung braucht es Leute mit Leidenschaft. Schlussendlich entscheiden die Mitarbeiter, was in Zukunft tatsächlich funktioniert!» Kurz: Es braucht jemanden, «der zieht und sauber aufbaut». Riguzzis Mann in dieser Rolle, wann immer es um Prozesslenkung geht: Qualitätsmanager Hugo Giger, seit 40 Jahren Spezialist für Qualitätsmanagement und -sicherung. Giger erhielt von CEO Riguzzi den Auftrag zur Digitalisierung des Qualitätsmanagements. Aus gutem Grund: Wie viele andere Schweizer KMU und Institutionen betrieb die Gysi AG über lange Jahre Qualitätssteuerung nach Vorgaben in Papierform, verteilt in einem halben Dutzend Ordner. Typisch ‹alte Schule›. «Der Entscheid zum digitalen QM wurde nicht nur aus Effizienzgründen gefällt, sondern auch aus umweltfreundlichem Aspekt heraus!», so Riguzzi.

Evaluation mit klaren Vorgaben

Hugo Giger wusste genau, was sein neuer Helfer bringen sollte, insbesondere in den Bereichen Prozessaufbau, Prozesslandkarte und grafische Dokumentenverwaltung: «Ich wollte unsere Prozesslandschaft mit dem Programm so übersichtlich darstellen, dass die Mitarbeitenden ohne lange Schulung ‹drin sind›. Sie sollen Favoriten anklicken können und direkt Dokumente öffnen.» Erreicht hat Giger diese Funktionalität mit der Qualitätsmanagementlösung IQSoft der Zofinger IQS AG. Diese Schweizer Lösung zeige, so kommentiert Giger, Parallelen zu einem ebenfalls evaluierten Mitbewerber aus dem Ausland. Der sei aber doppelt so teuer. «Und es kommt ja auch darauf an, wie die Beratung läuft. Das fängt bei der Installation an. Innerhalb der Schweiz geht alles schneller. Wenn es sein soll, kann man sich rasch treffen.»

Gruppenweite Lösung

Die Riguzzi-Gruppe besteht aus sechs eng verzahnten Firmen. Gysi ist Kunde von Riguzzi. Riguzzi ist Kunde von Gysi. Hugo Giger: «Wir wollten eine für die Gruppe geeignete Lösung mit gruppenweit gelenkten Prozessen, damit wir untereinander kommunizieren können, beispielsweise beim Abweichungsmanagement. » «Ganz allgemein gibt es in unseren sechs Betrieben zahlreiche übergreifende Dokumente, auch in der Produktion. So haben wir zum Beispiel viele identische Dokumente für Mess- und Prüfmittel. ‹Übergreifend› heisst unter dem Banner von IQSoft zudem, dass wir uns bei Anpassungen gruppenweit verbessern, weil alle von den getroffenen Massnahmen profitieren.»

Per Express zur umfassenden Nutzung

Ende September 2021 entschied sich die Gysi AG für IQSoft und kaum vier Monate später stellte Hugo Giger einem externen Team von Auditoren erfolgreich sein neues Dokumentenmanagement, eine neue Prozesslandkarte und Pläne für die weitere Implementation von IQSoft vor. Und auch danach ging es in einem Tempo vorwärts, das Hans-Peter Kost, Verwaltungsratspräsident der IQS AG, sehr beeindruckt hat: «Ich finde das unglaublich, zumal Hugo Giger nur einen Bruchteil der mit der IQS AG vereinbarten Schulungszeit bezogen hat.» Und so sind kaum zehn Monate nach der Installation folgende Module aktiv: Dokumentenlenkung: Bereits erfasst sind rund 1000 Dokumente auf mehreren Ebenen und etwa 25 Verträge. Alles Neue wird laufend integriert. Updates sind dokumentiert. Giger mag in diesem Umfeld besonders die (in allen Modulen aktive) Drag & Drop-Option: «Man zieht ein Bild oder ein E-Mail ins System und es ist verknüpft.» Genau so schnell geht es bei der Abfrage. Ein Klick via IQSoft und das Dokument ist geöffnet – auch wenn man im Homeoffice ist. Ein neuer Mitarbeiter kann dank Freitextsuche über Stichworte abfragen, was da ist und weiss sofort, was Sache ist. Gigers Ziel für Lehrlinge? «Dass sie in fünf Tagen wissen, was wo zu holen ist.» Fehlermeldungen (Abweichungsmanagement) werden ebenfalls in IQSoft verarbeitet und lückenlos dokumentiert. Das ist zwingend, weil die Riguzzi- Gruppe nach 8D arbeitet (systematische Aufarbeitung von Fehlermeldungen). Auch das Auditwesen ist aktiv. Eine Fragendatenbank und Einladungen sind erstellt. Und bereits wurden fünf externe Audits und mehrere interne Prüfungen zum Thema Arbeitssicherheit durchgeführt. Die Zahl der Audits wird ohnehin weiter steigen: Normen werden strenger, und man ist aktuell nicht nur nach ISO 9001, sondern auch nach 1090 und 15085 zertifiziert. EDUC2 (Ausbildungstool): Alle Schulungen sind erfasst und für die weitere Nutzung vorbereitet. Alles ist der ganzen Gruppe oder einzelnen Gesellschaften zuteilbar. EDUC2 zeigt bei der Änderung einzelner Dokumente zuverlässig auf, wer eine erneute Schulung braucht. Und ausserdem «schaut EDUC2, was mit wem gemacht wurde. Wenn jemand ausfällt, kann ich nachsehen, wer als Stellvertretung qualifiziert ist. Und neue Mitarbeitende sehen sofort, was für sie ansteht – auch im Bereich ELearning. » Betriebs- und Prüfmittel: Hugo Giger verwaltet nebst Betriebsmitteln ganze Anlagen mit den zugehörigen Messmitteln über das Modul Betriebsmittel. Für die Mitarbeiter sei es von Vorteil, wenn alles in einem Tool erfasst sei, zumal man keine Riesenmenge von Messwerten zu verwalten habe.

Unterschiede werden respektiert

Trotz vieler Parallelen hat jede Gesellschaft und jeder Bereich der Riguzzi- Gruppe eigene Vorgaben, zum Beispiel rund um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Kernprozesse unterscheiden sich. Normen werden individuell auditiert. Die visuelle Prozesslandschaft von IQSoft bildet das bei Gysi plakativ ab. Man klickt sich auf Gruppenebene in die eigene Firma und sieht dann die spezifischen Kernprozesse und Vorgaben seines Unternehmens.

Saubere Zugriffsberechtigungen

Welche Dokumente abrufbar sind, unterscheidet sich dabei von Abteilung zu Abteilung. Dabei lassen sich Zugriffsberechtigungen mit IQSoft innerhalb der Gesellschaften gezielt setzen (Intercompany- Funktion). Alle Angestellten bekommen nur das, was sie brauchen und sehen dürfen: «Das sind dann zum Beispiel 50 Dokumente inklusive aller Schulungsnachweise. Ich will die Mitarbeitenden ja nicht mit Daten erschlagen.» Giger betont: «IQSoft lässt mir die Freiheit, mit den Modulen das zu machen, was mir passt. Ich kann meine Ideen nach meinen Vorstellungen umsetzen und werde nicht zu einem bestimmten Vorgehen gezwungen.» Anders gesagt: Giger arbeitet gerne selbstständig. Entsprechend ist der Baarer Qualitätsleiter ein Fan der IQSoft- Online-Dokumentation. Sie hat bei IQSoft das klassische Software-Handbuch ersetzt. Ihr Hauptvorteil: keine zeitraubende Sucherei. Auf jeder Bildschirmseite gelangt man mithilfe eines kleinen Fragezeichens direkt an die richtige Stelle in der Onlinedokumentation. «Ich selbst lerne dort laufend dazu. Bei manchen Optionen wäre ich selber gar nicht darauf gekommen, was möglich ist.»

Ziel erreicht?

Fragt man Hugo Giger, ob die Auf- und Ausbauphase bald abgeschlossen sei, meint er pragmatisch: «Jein. Nachdem es in zwei Firmen funktioniert, kommt das Ausrollen in der ganzen Gruppe. Die Gysi AG und Gysi Leitplanken AG sind in der Prozesslandkarte komplett erfasst. Die anderen Gesellschaften kommen jetzt dazu. Klar ist: Ich würde IQSoft nicht mehr hergeben. Es hilft mir dabei, meinen Job besser zu machen.»