Ein Netz, dem nichts entgeht

Schweizer Wertarbeit seit 1876, stetes Wachstum und enorme Vielfalt: Das Familienunternehmen SCHELLING AG entwickelt sich laufend weiter. Ein einheitliches Qualitätsmanagement über alle Gruppen-Standorte und für 600 Mitarbeitende ist in diesem dynamischen Umfeld eine ordentliche Knacknuss. Gestellt hat sich das Unternehmen dieser Herausforderung bereits 2009. Der damalige Qualitätsleiter Hans-Ruedi Meier und der heutige Qualitätsverantwortliche Andreas Fuchs berichten: «Es ging ums Neu-Aufgleisen aller Prozesse. Wir brauchten ein starkes Werkzeug und entschieden uns für die Qualitätsmanagementlösung IQSoft der Zofinger IQS AG.»

Alles neu aufgebaut

Hans-Ruedi Meier: «Ein Pflichtenheft gab es dabei nicht. Ich wusste aus dem Einsatz bei anderen Firmen, was IQSoft kann. Evaluiert haben wir dennoch, aber kein anderes Werkzeug bot ein ebenbürtiges Preis-/Leistungsverhältnis.» Andreas Fuchs ergänzt: «2014 und 2018 stiessen weitere Unternehmen zur Gruppe. An all diesen Standorten arbeiten wir heute mit dem aktuellen Release von IQSoft, wenn auch noch nicht überall in der gleichen Ausprägung.» Die Integration von IQSoft verlief fliessend. Zentrale Bereiche wie Einkauf- und Verkauf oder die HR konnte man oftmals rasch vereinheitlichen und dabei von bestehenden Elementen profitieren. Andernorts musste man «alles umkrempeln », weil es vor IQSoft noch nicht einmal eine Prozesslandkarte gab. «Es wurde alles neu aufgebaut.»

Der Wechsel vom Papier zur Datei

Wer elektronische Prozesslenkung konsequent verwirklicht, verabschiedet sich von fehleranfälligen Ablagesystemen. Man möchte meinen: Das gefällt allen. Und doch sind das die Momente, in denen sich Qualitätsfachleute landauf, landab immer wieder wünschen, sie könnten auf der sprichwörtlichen grünen Wiese wirken – ohne eingefahrene Strukturen und Gegenwind oder «weil es schon immer so gemacht wurde». «Es braucht ein Verständnis dafür, warum man Daten in welchen Feldern komplett eingibt, warum etwas einheitlich aufgebaut oder verknüpft wird und wie das dann allen täglich die Arbeit vereinfacht. Daten werden einmalig gepflegt und mehrfach genutzt.»

Schulung als Herausforderung

Entsprechend gibt es bei der Neueinführung digitaler Prozesslenkung Mitarbeitende, die sofort verstehen, wie ihr Aufwand für Alltägliches sinkt. Sie lieben diesen Effizienzgewinn. Andererseits spüren Qualitätsmanager nicht selten Gegenwind und hören: «Ich habe dafür keine Zeit.» Solche Zögerer möchte man bei SCHELLING abholen, indem man die begeisterten Kollegen aktiv in die Diskussion einbezieht. Zudem setzt man auf individuelle Schulung: «Mit Einzelcoaching kann ich IQSoft zur Basis bringen, was in Gruppen nicht immer funktioniert. Der Aufwand ist zwar etwas höher, aber die Akzeptanz ist viel grösser und das gelernte wird weitergetragen.» Als grosse Stärke von IQSoft erleben Meier und Fuchs die Verbindung der Dokumentenlenkung mit den Ausbildungsmanagement- Modulen Educ und Educ 2. Sie können jederzeit nachweisen, welcher Mitarbeiter auf welcher Version eines Dokumentes geschult wurde: «Wir haben für jede unserer Produktionsanlagen verschiedene Dokumente erfasst und können den Mitarbeitenden Fähigkeiten vergeben. Wir sehen also die Schulungsmatrix aller Personen inklusive deren Qualifikation zu jeder Anlage. Das hilft auch in der Mitarbeiterbewertung.»

Mit Sorgfalt verknüpft, mit Leichtigkeit ausgewertet

Hans-Ruedi Meier nutzt die Dokumentenlenkung auf vielfältige Art, beispielsweise in Verknüpfung mit dem Betriebsmittel- Modul: «Alle Betriebsmittel sind erfasst und verknüpft mit Wartungsverträgen, Reparaturen und mehr. Wir hinterlegen Freigabe-Checklisten und verwalten im Betriebsmittel-Modul auch alle Prüfmittel, die man intern mit eigenen, geeichten Werkzeugen kalibrieren kann. Hat man die Elemente einmal verknüpft, ist immer das aktuellste abrufbar. Man kann wirklich alles bis hinunter zu den Ersatzteilen durchgängig verfolgen.» Meier findet, dass gerade diese Vernetzung der IQSoft-Module zu wenig zur Sprache kommt: Man berichtet über die Standard-Tools, aber wenig über den Wissensgewinn durch deren Kombination. Sein Beispiel: das Audit-Tool. «Es ist zentral für mich, wenn ich sehen will, in welchen Prozessen ich etwas überprüft habe oder eben nicht. Anders gesagt: Ich verknüpfe Audits mit Prozessen und Normen und kann jederzeit schauen, wo ich Stärken und Schwächen habe.» «Ich sehe da eine grosse Chance für uns rund um die Nachweispflicht in unserem Pharmabereich mit hohen Ansprüchen. Da können wir richtig profitieren, weil wir unseren Kunden ohne Zusatzaufwand aufzeigen können, dass wir der richtige Partner sind. Und wenn uns grosse Kunden vertrauen, zieht das auch andere an.»

Fast jede Woche unter der Lupe

Audits finden bei SCHELLING im Schnitt nahezu wöchentlich statt. Man zählt ungefähr 15 Kundenaudits und 30 interne Audits pro Jahr. Dazu gehören auch Rundgänge vor Ort, beispielsweise zu Hygiene- und Arbeitssicherheitsthemen. Des Weiteren gibt es Prozessaudits. Die Grundlagen sind definierte Fragebögen auf der Basis von Normen wie ISO 9001, 14001, 15378, BRC und FSC und diverse Druckstandards. «Ich habe ein Audit-Tool, mit dem ich bei sauberer Planung umgehend einen Nachweis habe über Prozesse, Normen, Dokumente und deren Entwicklung und Umsetzung. Gerade bei Kundenaudits kommt diese lückenlose History immer sehr gut an.» So führt man bei SCHELLING Datenblätter von Lieferanten und verknüpft diese mit Konformitätserklärungen, Sicherheitsdatenblättern und Preislisten. Es entsteht ein führendes, immer aktuelles Dokumentenlenkungssystem. Auch Datenblätter von Materialien werden so aufgebaut: «Wir hinterlegen die Spezifikationen und sehen zum Beispiel, ob etwas für Lebensmittelkontakt zugelassen ist und wenn ja: für welche Art von Lebensmittel. Der Effekt: Ich kann mit wenigen Klicks bei allen Materialien selektiv zeigen, wofür sie freigegeben sind.»

Man sieht mit wenigen Klicks, was das System bringt.

Müssten die beiden Qualitätsmanager andere Berufskollegen von IQSoft überzeugen, würden sie die Software im Alltag zeigen: «Die Nachweisbarkeit ist umfassend. Die grosse Stärke der Software ist die Vernetzung. Ich kann schnell in die Tiefe gehen und gezielt auswerten. Alle IQSoft-Werkzeuge funktionieren einzeln. Aber der Mehrwert des Systems entsteht durch die Vernetzung der Tools. Der Nutzen, den wir generieren, die Dokumentation von Wissen – IQSoft ist sein Geld locker wert. Für ähnliche Performance zahlt man anderswo sechsstellig.»