Das Gesamtpaket von IQSoft überzeugte uns vollends

Die Geschichte hat ihren Ursprung im Jahr 1939, als sich Walter Büchi daran macht, seinen Traum umzusetzen. In Heerbrugg im St. Galler Rheintal wagt der innovative junge Mann den Schritt in die Selbstständigkeit und gründet eine Glasbläserei. Das Handwerk fasziniert ihn, seine Überzeugung, damit seinen Lebensunterhalt zu verdienen, treibt ihn an – obwohl die Rahmenbedingungen nicht einfach sind. Was im Kleinen mit der Leidenschaft für den Werkstoff Glas begann, entwickelte sich zu einer Erfolgsstory. Die Firma BÜCHI Labortechnik AG wuchs kontinuierlich und ist heute ein weltweit unverzichtbarer Anbieter von Labortechnologielösungen für Forschung und Entwicklung, Qualitätssicherung und Produktion. Sie ist weltweit Marktführerin für Rotationsverdampfer und zahlreiche weitere Laborprodukte. Mit ihren Produkt- und Prozessinnovationen hat sie die Arbeitsweise moderner Labore massgeblich beeinflusst und geprägt. Das Kundenspektrum umfasst Branchen wie Pharmazie, Chemie, Lebensmittel und Getränke, Futtermittel, Umweltanalytik sowie Hochschulen.

Familienunternehmen mit globaler Ausstrahlung

Rund 800 Mitarbeitende sind mittlerweile weltweit für das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Flawil SG tätig. Neben der Zentrale, an der Laborgeräte mit hohen Qualitätsstandards und schlanken Prozessen montiert werden, gehören zwei weitere Produktionsstandorte zur BÜCHI-Welt. Der eine befindet sich in Berlin, der andere in Indien: Surat, eine Millionenstadt im Westen des Landes, nimmt seit 2013 eine bedeutende Rolle ein. Dazu kommen Vertriebsorganisationen auf allen Kontinenten. BÜCHI Labortechnik AG, zertifiziert nach ISO 9001, ISO 14001 sowie ISO 27001, bürgt für Qualität und investiert viel, um diesen klaren Ansprüchen konstant gerecht zu werden. «Quality in your hands» bringt die Leitphilosophie auf den Punkt: «Wir haben uns verpflichtet, hochwertige, robuste Produkte und Services bereitzustellen, die über viele Jahre die Anforderungen unserer Kunden erfüllen.» Entsprechend ist «Qualitätsmanagement » kein leeres Versprechen, sondern ein grosses Anliegen. Ein Dutzend Mitarbeitende kümmert sich um diesen Bereich – inklusive eines Duos in führenden Funktionen: Daniel Zehnder, Head Quality Management, und Matthias Ebneter, Quality Assurance Manager.

Mit IQSoft bestand bereits eine Kooperation

Irgendwann stellt sich für sie die Frage, wie man das Prozess- und Dokumentenmanagement optimieren kann. Angestrebt wird eine webbasierte Applikation, die idealerweise von einem Schweizer Anbieter stammt und die mühelos in die bestehende BÜCHI-IT-Landschaft einzugliedern ist. Das Unternehmen nimmt eine sorgfältige Evaluation vor, vergleicht mehrere Lösungen und Angebote und entscheidet sich schliesslich, auf das zeitgemässe System eines Partners zu setzen, mit dem sie bereits gute Erfahrungen gemacht hat: IQSoft von der IQS AG aus Zofingen. «Wir wussten, was wir uns ins Haus holen», sagt Matthias Ebneter, der seit zwölf Jahren bei BÜCHI arbeitet. «Nachdem wir einen Anforderungskatalog erstellt und verschiedene Optionen geprüft hatten, kamen wir zum Schluss: Ja, das ist es.» Daniel Zehnder, der sich seit über 20 Jahren beruflich mit dem Thema Qualitätsmanagement auseinandersetzt, fügt an: «Das Gesamtpaket überzeugte uns vollends. Dazu gehört auch das Lizenzmodell, das Enterprise- und nutzerspezifische Lizenzen kombiniert. Es gewährleistet ein hohes Mass an Flexibilität und Transparenz.» Genau das war ein zentraler Punkt: etwas Pfannenfertiges zu erhalten, das sich gleichzeitig auf individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Andere Anbieter deckten nicht alle Anforderungen ab oder setzten vermehrt auf teure Individualentwicklung.

Ideales Instrument für das Managementsystem

2018 erteilt die Geschäftsleitung den Projektauftrag, ein Jahr später erteilt sie grünes Licht für die vorgeschlagene Lösung, die Daniel Zehnder augenzwinkernd als «IQSoft mit einem grossen Upgrade » bezeichnet: «Wir mussten nicht alles neu erfinden, weil viele Elemente bereits vorhanden waren.» Nach eingehender und gezielter Schulung geht BÜCHI mit IQSoft in der neuen Version 7.9 im September 2020 live. BÜCHI Labortechnik AG nutzt IQSoft als zentrales Instrument, um sein Managementsystem zu pflegen – auf allen Ebenen. «Das Werkzeug ermöglicht uns eine komfortable Situation. Mit wenigen Klicks erreicht man sein Ziel», betont der Head Quality Management. Das sorgt für eine gewisse Niederschwelligkeit und hilft, mehr Mitarbeitende zu animieren, sich aktiv einzubringen: «Die Einfachheit zählt.» Bewusst verzichtet er darauf, von einem «Qualitätsmanagement-Tool» zu reden. Er spricht lieber vom Managementsystem, nicht zuletzt deshalb, «um die zuweilen Angst zu nehmen, die aufgrund des Begriffs Qualität spürbar wird», so Daniel Zehnder. IQSoft ist integriert im BÜCHI-Cosmos, dem internen digitalen Hub, der den Einstieg in verschiedenste Themen ermöglicht. Zum System haben grundsätzlich alle Mitarbeitenden Zugang – von Flawil über Berlin bis Indien. Genutzt wird es von rund der Hälfte der Belegschaft in unterschiedlicher Form. Die optimale Einbettung zeigt sich auch an den Schnittstellen. Neben den verbreiteten Schnittstellen für Stammdaten und Active Directory ist IQSoft bei BÜCHI an eine BI-Plattform zur Auswertung angebunden. Weitere spezifische Auswertungen werden direkt in IQSoft erstellt. Auch der IQSoft Publish Service wird eingesetzt, um Dokumente an verschiedenen Orten aktuell zu halten oder einen Teil davon einer KI zugänglich zu machen.

Eine Idee versandet nicht mehr irgendwo

Von grosser Bedeutung ist das Ideenmanagement. Wer immer eine Idee eingibt, hat die Garantie, dass diese nicht in Vergessenheit gerät, weil sie oder er auf jeden Input eine Rückmeldung bekommt. Das wird einem Merkmal der Managementsystem-Software vollends gerecht: «IQSoft vergisst nichts.» Bei der Umsetzung werden Ideen im Optimierungs- und Verbesserungsmanagement weiterverfolgt, das die entsprechenden Vorlagen für Umsetzungspläne oder Workflows bereithält. Begeistert zeigen sich die Verantwortlichen ausserdem vom Audit-Management- Tool: «Darin ist alles sehr durchgängig abgebildet und trotzdem kompakt machbar. Die Verbindung von der Auditplanung über die Checkliste bis zur Korrekturmassnahme ist grossartig.»

Gezielte Unterstützung zum Pauschalpreis

 Auf ihrer Reise mit IQSoft wird die BÜCHI Labortechnik AG optimal begleitet. Wann immer ein Problem auftaucht, ist die Lösung nicht weit. Die Kooperation via IQSoft-Hotline in Zofingen klappt einwandfrei, die Wege zu den Antworten, Erklärungen oder Beschreibungen sind allgemein sehr kurz. «Man kann immer anrufen, ohne einen Umweg nehmen zu müssen», betont Matthias Ebneter. Daniel Zehnder, der neben ihm sitzt, pflichtet mit einem Kopfnicken bei und bringt zum Ausdruck, dass das Managementsystem dank IQS vorzüglich funktioniert: «In Sachen Service und Unterstützung sind wir bestens bedient. Und das Preis-Leistungsverhältnis sowie die Modulvielfalt lassen keinen Wunsch offen.»