Der Qualitätsmanager, der sich selbst überflüssig machen wollte

Vor zwei Jahren sagte Massimo Santarossa als Qualitätsleiter einen Satz, der einfach mal so im Raum stehen blieb: «Ein Qualitätsmanager hat seine Arbeit erst dann wirklich gut gemacht, wenn ihn am Ende niemand mehr braucht». Das klang damals nach Koketterie, vielleicht nach einem Berufsstand, der sich selbst infrage stellt. Heute liest sich derselbe Satz anders. Er war kein Abschied. Er war eine Ankündigung. Denn aus dem Qualitätsleiter, der Prozesse vereinfachen, vernetzen und automatisieren wollte, ist inzwischen ein KIProfi geworden, Unternehmensgründer der Perpetuo AI Consulting und KI-Partner der IQS AG. Wer einen Bruch in dieser Biografie vermutet, liegt nach Santarossas eigener Auffassung falsch. «Ich bin nicht zur KI gewechselt», sagt er. «Ich bin konsequent weiter gegangen.» Das ist mehr als eine rhetorische Volte. Es ist die These, die seine ganze Arbeit trägt.

Eine Organisation lesen lernen

Qualitätsmanagement, wie Santarossa es versteht, hatte nie mit Formularen zu tun und schon gar nicht mit Zertifikaten, die an einer Wand hängen. Es ging immer darum, eine Organisation zu lesen – horizontal und vertikal, quer durch Prozesse, Menschen, Risiken, Reklamationen, Audits, Massnahmen und Entscheidungen. Wer das beherrscht, erkennt Zusammenhänge dort, wo andere nur einzelne Vorgänge sehen. In IQSoft werden genau diese Zusammenhänge nicht nur beschrieben. Sie werden auch strukturiert abgebildet und miteinander verknüpft. Genau an dieser Stelle, sagt Santarossa, beginnt auch der sinnvolle Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Nicht als IT-Projekt, sondern als Organisationsentwicklung mit neuem Werkzeug. Die Frage, die ihn schon lange umtrieb, bevor alle von generativer KI sprachen, war immer dieselbe: Warum suchen Menschen in Unternehmen dieselben Informationen wieder und wieder, erklären sie neu und schleppen sie von einer Liste in die nächste? Im Qualitätsmanagement liegt enorm viel Wissen: Auditfeststellungen, Prozessbeschreibungen, FMEA, 8D-Reports, Schulungsunterlagen, Normanforderungen, jahrelange Erfahrung. Vorhanden ist das meiste davon in den Unternehmen, aber nur selten nutzbar. Es steckt in Dokumenten, Excel-Tabellen, E-Mail-Verläufen und nicht zuletzt in den Köpfen einzelner Leute. KI könne hier eine Brücke bauen, sagt Santarossa, allerdings nur, wenn die Struktur darunter alles trägt und Informationen nicht isoliert, sondern im Zusammenhang verfügbar sind. An dieser Stelle wird er deutlich, und macht eine Ansage an alle, die sich von der Technologie ein schnelles Wunder erhoffen.

Was KI nicht kann

«KI ist kein Zauberstab», betont Santarossa. «Sie verstärkt die Organisation, die bereits da ist.» Wo Prozesse unklar sind, Verantwortlichkeiten fehlen, Daten verwahrlosen, macht KI nichts besser. Sie macht sichtbarer. Die Schwächen treten schärfer hervor, nicht milder. Diese Nüchternheit unterscheidet ihn von einem Markt, der gern das Gegenteil verspricht. Er redet KI nicht klein, im Gegenteil: Er traut ihr viel zu. Aber unter einer Bedingung: dass die Hausaufgaben gemacht sind. Ist eine Organisation sauber aufgebaut, sind Prozesse verstanden und Informationen geordnet, dann beginnt das Interessante. IQSoft wirkt dabei als stabiler Gegenpol zu überhöhten Erwartungen, weil die notwendige Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Verknüpfung bereits im Alltag verankert ist.

«Der Unterschied liegt nicht in der KI, sondern in der Grundlage»

Auch bei IQS wird diese Entwicklung bewusst vorangetrieben. «Viele sprechen heute über KI, als wäre sie ein zusätzliches Modul», sagt Colin Kost, Geschäftsführer der IQS AG. «In der Praxis zeigt sich aber immer wieder: Entscheidend ist nicht die KI selbst, sondern die Struktur, auf der sie aufbaut.» Diese Struktur entsteht in IQSoft nicht erst im Kontext von Künstlicher Intelligenz. Mit Funktionen wie dem Publish Service werden Informationen bereits heute dorthin gebracht, wo sie benötigt werden – beispielsweise in SharePoint oder andere bestehende Arbeitsumgebungen. Wissen bleibt dadurch nicht im System, sondern wird im Alltag nutzbar. Gleichzeitig ermöglicht die WebAPI, dass Inhalte aus IQSoft gezielt in andere Anwendungen integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden. «Für uns war wichtig, dass IQSoft nie zur Insel wird», so Colin Kost. «Die Daten müssen immer anschlussfähig sein – für Prozesse, für Automatisierung und zunehmend auch für KI.» Die aktuellen Entwicklungen knüpfen genau daran an. Mit neuen Funktionen wie semantischer Suche und kontextbezogenen Assistenzsystemen wird das vorhandene Wissen in IQSoft erstmals direkt nutzbar gemacht. Inhalte werden verstanden und im richtigen Zusammenhang bereitgestellt. Gleichzeitig entstehen neue Möglichkeiten, Informationen direkt im Arbeitsprozess zu prüfen, zusammenzufassen oder weiterzuentwickeln. Da die KI dabei lokal im Browser läuft, verlassen sensible Daten die Organisation nicht.

Die lernende Organisation

Santarossas eigentliches Ziel ist kein Werkzeug, sondern ein Zustand. Er spricht von der lernenden Organisation, und er meint damit ausdrücklich nicht den nächsten Chatbot. Eine lernende Organisation erkennt Muster. Sie versteht ihre eigenen Abläufe. Sie vergisst weniger. Sie zieht Lehren aus Reklamationen, Audits, Projekten und Massnahmen – und stellt Wissen bereit, bevor ein Problem zum zweiten Mal auftaucht. Damit das funktioniert, muss KI eingebettet sein: in Prozesse, Rollen, Datenstrukturen, Entscheidungswege. Erst dann wird sie vom Spielzeug zum Geschäftspartner. Es ist eine unspektakuläre Vorstellung von Technologie, fast altmodisch in ihrer Bodenständigkeit. Gute KI, sagt er, sei nicht laut. Sie wirke im Hintergrund und mache Arbeit einfacher, schneller, sicherer. In diesem Bild bekommt IQSoft eine neue Rolle. Für Santarossa ist die Software ein Fundament. Sie steht genau dort, wo viele KI-Projekte erst hinwollen: Bei strukturierten Prozessen, gelenkten Dokumenten, Audits, Massnahmen, Risiken und ihren Verbindungen. Während andere über Künstliche Intelligenz reden und keine saubere Basis haben, bildet IQSoft reale Managementsysteme ab und macht organisationale Zusammenhänge explizit nachvollziehbar.

Der Übersetzer

Was Santarossa in diese Arbeit einbringt, kommt nicht aus dem Labor. Mit seinem Background aus der Produktion, aus dem Qualitätsmanagement, aus der Prozessentwicklung und der Systemeinführung weiss er, wie Menschen in Betrieben tatsächlich arbeiten, und warum Systeme manchmal liegen bleiben. Seine Stärke beschreibt er als Übersetzung zwischen Welten, die sonst aneinander vorbeireden – mit der Geschäftsführung über strategischen Nutzen, mit der Qualitätsabteilung über Auditfähigkeit, mit der IT über Schnittstellen und Datenstrukturen, mit den Anwendern über schlichte Bedienbarkeit. Und neuerdings eben auch mit der Technologie selbst.

Vom Zertifikat zur Verantwortung

Bleibt der alte Gedanke, dass ein Zertifikat nur das sichtbare Ergebnis einer funktionierenden Organisation sei. Gilt der heute noch? Mehr denn je, sagt Santarossa. Die eigentliche Frage lautet: Funktioniert die Organisation wirklich? KI kann helfen, diese Fragen besser zu beantworten. Die Verantwortung abnehmen kann sie nicht. Wer KI professionell einführt, landet ohnehin wieder bei den vertrauten Begriffen: Governance, Datenqualität, Rollen, Nachvollziehbarkeit. Sein Fazit fällt entsprechend ruhig aus. Die Unternehmen der Zukunft würden nicht jene sein, die die meisten Tools besitzen, sondern jene, die ihr Wissen am besten strukturieren, vernetzen und nutzen. IQSoft macht ein solches Wissen überhaupt erst zugänglich, indem es dieses in einen konsistenten organisatorischen Kontext bringt. Und der Satz von damals? Er hat überlebt. Santarossa hat seine Arbeit dann gut gemacht, wenn ein System die Menschen so gut trägt, dass Qualität nicht mehr erzwungen werden muss. Sie entsteht von selbst.